Helena Wahlberg
När jag var ny som chef förberedde jag svåra samtal genom att skriva ett manus. Jag hade formuleringar för varje tänkbar invändning. Det fungerade dåligt. Så fort medarbetaren sa något jag inte hade förutsett tappade jag tråden, och samtalet blev stelt. Med åren har jag landat i något enklare: en A4 med fem rubriker. Den hjälper mig att veta vad jag vill, utan att låsa samtalet.
1. Varför ska vi ha det här samtalet?
Skriv en mening om syftet. Inte vad du vill säga, utan vad du vill ska vara annorlunda efteråt. Jag vill att vi har en gemensam bild av vad som hände på mötet i tisdags och hur vi gör nästa gång. Om du inte kan formulera syftet är du inte redo för samtalet.
Fundera också på om det är rätt samtal. Ibland visar det sig att det egentliga problemet ligger någon annanstans, till exempel i otydliga roller eller i hur arbetet är organiserat.
2. Vad har hänt, konkret?
Skriv ner det som går att observera: vad som sades, gjordes eller inte gjordes, och när. Skilj det från dina tolkningar. Han är ointresserad är en tolkning. Han har kommit sent till de tre senaste avstämningarna och inte haft materialet med sig är en observation. Observationer går att prata om. Tolkningar leder lätt till försvar.
3. Vad är min del?
Det här är den rubrik som oftast blir tom, och den som gör mest skillnad. Har jag varit otydlig med förväntningarna? Har jag väntat för länge? Har jag själv bidragit till situationen? Att se din egen del betyder inte att du tar på dig skulden. Det betyder att du går in i samtalet som en part som vill förstå, inte som en domare.
4. Hur kan den andra se på det här?
Försök formulera den andra personens perspektiv så generöst du kan. Vad kan ligga bakom? Vad vet jag inte? Skriv ner två eller tre öppna frågor som du verkligen vill ha svar på: Hur ser du på det som hände? Vad behöver du för att det ska fungera?
Forskaren Amy Edmondson har länge studerat psykologisk trygghet, alltså i vilken grad människor i en grupp vågar säga vad de tänker utan att riskera att straffas eller förminskas. Ett samtal där medarbetaren känner sig lyssnad på har större chans att leda till verklig förändring än ett där hen bara väntar på att det ska vara över.
5. Hur avslutar vi?
Bestäm i förväg vad som ska vara klart när ni går därifrån: en överenskommelse, ett nästa steg, en tid för uppföljning. Skriv det i en mening. Avsluta sedan samtalet med att sammanfatta högt, så att ni båda hör samma sak.
Under samtalet
- Ta med pappret men läs inte från det. Det är en karta, inte ett manus.
- Säg syftet tidigt. Osäkerhet om vad samtalet handlar om gör alla mer defensiva.
- Låt det bli tyst. Tystnad ger den andra tid att tänka.
- Om samtalet blir för laddat, föreslå en paus och en ny tid. Det är inget misslyckande.
När samtalet gäller något större
Om samtalet rör misstänkt kränkande särbehandling, hälsa, rehabilitering eller arbetsrättsliga frågor behöver du stöd. Ta kontakt med HR, företagshälsovården eller en facklig företrädare innan samtalet, och kontrollera vilka rutiner som gäller hos er. Arbetsmiljöverket har information om arbetsgivarens ansvar i de här frågorna.
Vill du läsa mer om helheten, från förberedelse till uppföljning, finns min längre guide om svåra samtal på jobbet.
